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以为列清单便是建一张表?没那么简略,你的清单需求一场革新
2019-09-06 22:31:07

列清单便是建表?不,你需求给清单来一场“改造”

一、作业中,总是被突发状况击退?那是你不明白这一东西

最近,看到两个很有意思的故事。

故事一:

一天,市中心的大医院来了一位伤者,他在舞会上被人捅了一刀。医师立即用惯例办法给他做了处理,却并没有处理问题,状况反而恶化了。

后来,医师一问才知道,本来他们参与的是一个化妆舞会,捅他的凶器是一把长军刀,形成的创伤远比医师之前估量的要深得多,现已触及到了主动脉,所以患者呈现了大出血的症状。还好他们发现及时,采取了相应的急救办法,不然患者就回天乏术了。

故事二:

一家人来到阿尔卑斯山区的克拉根福小镇旅行,三岁的小女儿不小心在天寒地冻里掉进了冰窟窿,直到半个小时之后才被人发现。小女子被救出时,现已没有了生命痕迹。当人们还在犹疑是否应该将她送往更远的大医院时雅安全城网,小镇的社区医院赶忙派人把小女子接了曩昔,并经过全力的抢救总算把她救了回来。

一个是小镇的社区医院,救活了连呼吸都现已中止的小女子,完结了一个医学界的奇观;另一个则是市中心的大医院,却由于医师的疏忽,几乎让患者断送性命。

形成两种不同成果的原因,终究是什么?

许多人猜想,或许是小镇医院命运好,可巧救活了那个小女子。但真实状况是,那家小镇医院,每年都会遇到这种事端,积累了丰厚的经历,他们为此拟定了具体的对策,并以清单的方法列出来,让医院里的每个人都能够依照进程进行施救,不会呈现任何过失。

而前面提到的那家大医院,医师的操作流程中遗漏了“问询损伤来历”这一项,差一点变成大祸。

没有清单,再凶猛的医师也会犯错

有没有“清单”,不同便是如此显着。

清单,即“查看清单”(checklist),是一种列出作业流程、要害、留意事项的东西,运用清单协助查看流程、细节。

依据问题的难度和杂乱度不同,清单也分为三类:

1. 实行清单:

它指的是把简略的进程叠在一同实行,比方在收拾公司档案这项作业的时分,咱们只需求依照类别就行分门别类即可。实行清单,往往运用在有明晰处理办法的问题上。

2. 核对清单

把简略遇到的问题列在一同就叫查看清单,它能够分解为一系列的简略问题。部分在招人时,除了要有专业的招聘人员之外,还得和用人部分的通力协作,了解岗位必备的才干、本质和品质特色。这样,才干招聘到与公司开展相匹配的优异人才。核对清单适用于无法找到直接的处理计划,需求不同专业技能的人一同协作的状况。

3. 交流清单

交流清单则是将需求处理的问题列到一同。以草创公司树立企业文化和安排架构为例,由于每个创业公司都是绝无仅有的。即便之前创业成功了,也不代表这个经历就能够直接“复制粘贴”到下一个企业中。当某件作业成果的不确定性十分大,这个时分就要用到交流清单来处理。

二、运用清单,让职场有条有理

学会运用清单这个东西,会对咱们有什么协助呢?具体来说,首要有下面两个作用。

(一)防止过错,下降失误率

在日常日子中,咱们一般都会犯这两类过错。

第一类是“无知之错”,犯错是由于没有把握相关的常识。比方,现在让你去开一架飞机,你必定不会,所以一定会犯错。这就叫无知之错。

第二类是“无能之错”,它并不是由于没有把握常识导致的,而是由于没有正确地运用常识。例如,刚拿到驾照的新司机,在刚上路的时分会呈现“把油门当刹车”的景象,这便是无能之错。

无知之错,咱们一般不会去犯,由于成果很简略就能猜测。可是无能之错,咱们却很难防止,由于以下两点:

  • 记忆力和留意力过错(记忆力和留意力上的误差)
  • 麻痹大意(不重视;以为依照清单做,会显得自己是个新手)

小女子被救活的故事也告知咱们,仅仅依托“尖端专家”和“超级个别”现已远远不能满意现代科学的杂乱性,而只需严厉依照清单去做,才干确保满有把握。

咱们都知道飞机里边有几千个按钮,即便是让全国际最优异的飞翔员来操作,恐怕也做不到全部都记下来。即便都记住了,也终有由于“无能之错”导致悲惨剧发作的时分,所以每个飞翔员的手上有必要有一个飞翔清单,当飞翔员依照清单上的项目一个个查看核对之后,飞机才干安全起飞。

所以,在面临这两类过错的时分,清单实践上为咱们供给了一种认知的防护网:防懒、防忘。

防止无知和无能之错,清单为咱们构建认知防护网

(二)流程化作业,进以为列清单便是建一张表?没那么简略,你的清单需求一场革新步作业效率

当咱们依托清单处理了“无知之错”和“无能之错”两大过错之后,作业也将跟着清单里的进程而步入规范化。就像出产链相同,每一个动作,都是在完结上一个动作之后才有的。

每个岗位上的职工也不必由于忧虑其他人的实行状况,而影响自己的作业状况,因而全体的作业效率得到了大步的进步。

以修建业为例,美国每年发作的严峻修建事端只需20起,这意味着修建职业每年的可防止严峻事端发作率不到0.002%。怎样做到的?由于,整个职业在长时刻的开展中逐形成了相应的规范流程,而且有着十分翔实的操作清单,每项承认后才干进入下一个环节,工程在清单的支撑下,也得以顺畅发展。

因而,清单也不再仅仅一个东西,它是让你把作业做正确的必要方法,也是一个有用的支撑系统。

清单不只仅是一个东西,而是支撑咱们做好作业的重要系统

三、3步学会制造一份好清单

“清单”关于职场的重要性现已显而易见了,那么怎么才干制造一个好的清单呢?

首要,咱们有必要明晰清单制造的准则。

许多职场人士在知道了“清单”的重要性之后,就刻不容缓地着手预备。待到实行时,就会发现清单漏洞百出,难以获得预期的作用。最底子的原因就在于他们疏忽了做任何作业前,都要与这项作业相匹配的准则。

英国闻名的政治改革家和品德家斯迈尔斯说,“一个没有准则和没有毅力的人就像一艘没有舵和罗盘的船一般,他会跟着风的改动而随时改动自己的方向。”

作业清单也是如此,没有准则的清单好像一张废纸。具体来说,有以下五个准则需求咱们重视:

01 权利下放

与之前“自上而下”的格局不同的是,拟定清单着重的是“自下而上”。在这一进程中,咱们要去破除传统的“唯上唯尊”的观念,勇于在任何人犯过错的时分及时指出来,要让底下的人明晰的知道自己的权利边线。

美国白宫最年青的健康方针参谋阿图葛文德,在研讨美国政府和沃尔玛别离应对“卡特里娜飓风”的时分,发现他们正是选用了“自上而下”和“自下而上”的两种方式。

美国卡特里娜飓风期间,美国政府并没有在第一时刻起到实质性的作用,救灾物资也迟迟没有发放到民众手中。原因便是救灾的应急计划需求层层往上传递。

与此相反,零售职业巨子沃尔玛却成为了解救民众的英豪。究其原因,首要得益于沃尔玛内部每个职工都有着明晰的清单系统。只需上面一宣布指令,底下的职工就能够依据信息作出超出自己权限的挑选。沃尔玛CEO斯科特还特别着重“记住,最重要的便是做正确的作业”。

这便是让职工知道,现在权利就把握在你们自己的手里,虽然去做就好了。

02 简略至上

一个真实有用的清单不是“包罗万象”的,而应该有简略、可测、有用等特征。清单的意图是为了简化作业,捉住要害,而不是让作业变得愈加杂乱。

清单应该具有让作业变得“简略有用”的作用

03 激活团队

普利策奖获得者,畅销书《习气的力气》的作者查尔斯都希格,在《高效的隐秘》中提出:

要在团队成员中树立起归属感,这样职工就不是为了各自的“利益”而作业,而是为了同一个方针尽力。

清单的拟定也是为了进步企业职工的作业积极性,完成团队间的交流与协作,然后凝集团队以发挥出更多的潜能。

美国一家基金会安排的内部新职工训练活动便是这样的典型事例。当新职工第一天来到训练的会议室时,幻灯片上的主页就写着“欢迎您到来!”然后,训练师还会带领他们参与“定向寻宝”的游戏,在这个游戏中,新职工会得到一张相关“人和物”的提示卡以及一张地图。他们要依据这张地图和一些头绪找到这些人和物。跟着关卡的推动,新职工在这一进程中认识了团队里的人,而且对公司的作业环境也愈加了解,确保了他们能够快速的融入到团队傍边。

树立交流和联络是让职工融入团队的要害

04 以人为本

拟定清单的进程中,要时刻紧记一点:以人为本。

为了处理集团公司里报销状况紊乱的问题,司理老徐决议制造一个费用报销的清单。清单如下:

  • 收取纸质报销单
  • 填写报销明细
  • 依照规范格局贴票
  • 找上级主管签字
  • 主管签完字后,找部分司理签字
  • 部分司理签完字后,找总监签字
  • 总监签完字后,再找副总司理签字
  • 最终再找总司理签字
  • 把签好字的报销单回来给财务部
  • 等候财务部核对金额并打款

依照清单上的进程,报销清单还没施行多久,问题就冒出来了。许多职工都在诉苦,报销的流程过于繁琐,光找到领导或许都要花上一个礼拜,假如遇到领导出差,甚至要更长的时刻。费用报不下来,也导致了项意图进展停滞不前。

司理老徐正为此感到烦恼的时分,搭档小王提出了一个主张:整合之前的报销清单,开宣布一个独立的报销系统,在全公司选用电子化报销清单。

职工一切的报销都能够经过手机客户端进行一键操作,上级领导只需求在自己权限的那一栏点击“承认”即可,免去了中心“找领导签字”的进程。

“电子清单”以为列清单便是建一张表?没那么简略,你的清单需求一场革新施行以来,公司的报销流程得到了显着的优化,不只给咱们节省了不少时刻,也进步了部分的作业效率,项目推动也比之前愈加顺畅。

这种从杂乱到简略的敏捷转化便是“以人为本”的表现,清单不应该成为人的捆绑,处理问题的主角是人。

05 继续改善

医学博士斯宾塞.约翰逊的《谁动了我的奶酪》里边有一句话:“仅有不变的是改动,像哼哼和唧唧相同被慵懒牵着鼻子走,便是过错的例子。”

清单最大的特质也是“改动”,这就需求咱们在实行的进程中继续更新、不断改善。

当作业发作改动的时分,清单也要跟着改善以习气新的改动

其次,要改动三个思想观念,让清单成为一种习气。

“清单改造”不只是作业办法的改造,更是思想观念的改动,要让清单成为一种习气。

01 着重协作与纪律

清单在实行进程中,要做到“权利下放”。这不只意味着个人的权利得到开释,还有相应的责任也要实行。因而,协作和纪律两者缺一不可。

02 见机行事

要清楚“清单”只合适某一个阶段,并不能代表任何时分和任何状况下都能够适用。每个人都要有勇气和才智对突发状况做出及时的应变。

03 运用于各行各业

小到行政、餐饮,大到医疗、航空职业,清单都能够被运用于其间并发挥价值。清单,真的能够让国际更简略。

让清单成为一种习气。能够轻松应对任何作业

最终,重视清单的六个留意点。

并不是一切的清单关于咱们来说都能起到作用,由于清单有好有坏。在实践拟定和操作清单的进程中,有六点需求留意:

(1)设定明晰的查看点:依据每项作业的节点实行查看程序;

(2)操作承认或边做边做:两者取其一即可;

(3)清单不宜太长:数量最好控制在5-以为列清单便是建一张表?没那么简略,你的清单需求一场革新9个之间;

(4)用语精粹精确:争夺运用术语,防止发作误解;

(5)重视版式:主次清楚、简略明了,要点杰出的部分也要用粗体字表明;

(6)实际查验:清单要在实际中承受查验,并不断改善


清单的精华不是罗列留意事项然后去打钩,而是改动你的价值观。清单不是原封不动的教条,而是认知的防护网和强壮的支撑系统。

许多人以为依照清单上的程序干事会约束自己的创造力,变得板滞。

但正如《清单改造》的作者阿图所说:

运用精心设计的清单不会让你变得呆板,它们会协助你节省有限的脑力,来处理愈加困难的问题。

当咱们不再被杂乱琐碎的项目所困扰时,咱们也将变得愈加灵敏。